Un rimborso da approvare. La ricevuta in un’altra email.
Raccogli ore, assenze e ricevute. Le soglie configurate distinguono i rimborsi approvati automaticamente da quelli da esaminare; calendario e riepiloghi restano consultabili.
Richiedi una presentazionePiccole imprese, studi professionali, associazioni e uffici del personale
Cosa cambia,
in pratica.
Una richiesta di ferie approvata a voce, uno scontrino allegato a una mail, le ore in un foglio diverso per ogni persona. A fine mese qualcuno deve rimettere insieme tutto.
- Per la richiesta
- Ore, assenze e spese vengono registrate con i documenti necessari.
- Per l’approvazione
- Le soglie configurate distinguono i rimborsi automatici da quelli da esaminare.
- Per il controllo
- Calendario e riepiloghi permettono di ritrovare le richieste senza cercare nella posta.
Guarda i passaggi.
Il calendario mostra le assenze approvate. La richiesta di rimborso raccoglie data, fornitore, importo, valuta, allegato e osservazioni.
Le assenze del team, sul calendario
Vista mensile delle assenze approvate, con persone e periodi riconoscibili a colpo d’occhio.
Dati di esempio.Funzioni e possibilità.
Il collaboratore consulta saldi ed esiti. Il responsabile segue le ore delle persone assegnate, apre i dettagli giornalieri e gestisce le approvazioni. La contabilità distingue i rimborsi approvati da quelli già pagati e ne registra il pagamento.
- Registrazione delle ore con note e controllo delle sovrapposizioni
- Orari individuali, part-time e cambi di periodo durante l’anno
- Ore previste e diritto alle vacanze calcolati sui periodi individuali
- Riepiloghi personali con ore previste, registrate e vacanze residue
- Consultazione di ore, dettagli giornalieri e saldi dei collaboratori assegnati al responsabile
- Termine di registrazione configurabile e approvazione delle ore inserite in ritardo
- Controllo delle pause registrate con soglia e durata minima configurabili
- Minuti di pausa mancanti evidenziati e applicati come rettifica delle ore
- Vacanze, congedi e recupero ore per periodi, giornate o mezze giornate
- Allegati, esiti, commenti e richieste di annullamento
- Calendario assenze con sottoscrizione ICS per Outlook e Google Calendar
- Rimborsi spese, chilometri e pasti con soglie di auto-approvazione
- Rimborsi approvati, da pagare e pagamento registrato dalla contabilità
- Responsabili distinti per ore, assenze e rimborsi
- Imposta orari e responsabili
- Registra le ore e invia le richieste
- Valuta date e giustificativi
- Consulta esiti e saldi
- Registra i rimborsi pagati
Ti riconosci in questo lavoro?
Studi professionali
Gestire insieme collaboratori a tempo pieno e parziale, mantenendo orari, periodi e saldi personali anche quando l’impegno cambia durante l’anno.
Associazioni
Raccogliere le ricevute delle trasferte, approvare i rimborsi secondo le soglie impostate e consegnare alla contabilità un elenco distinto per stato del pagamento.
Piccole imprese
Valutare le richieste di vacanza con date e allegati a disposizione, poi consultare le assenze approvate anche da Outlook o Google Calendar.
Vediamolo
sul tuo caso.
È il nucleo personale del Portale aziendale: puoi partire da queste funzioni senza attivare gli altri strumenti. Configuriamo orari individuali, periodi, responsabili e soglie; verifichiamo i conteggi sui tuoi casi e definiamo eventuali adattamenti prima dell’avvio.
Richiedi una presentazioneRichiedi un preventivo ↗Cosa definiamo insieme
- Configuriamo periodi, ore settimanali, giorni lavorativi e riporti individuali.
- Verifichiamo calendari, pause e conteggi rispetto ai contratti e alle regole concordate.
- Assegniamo i responsabili per tipo di richiesta e definiamo soglie, giustificativi e ruolo della contabilità.
Possiamo partire solo da ferie e rimborsi?
Sì. La proposta può concentrarsi sulle funzioni che ti servono, con le configurazioni e gli adattamenti necessari per usarle nella tua organizzazione.
Come gestisce gli orari part-time?
Ogni collaboratore ha percentuale lavorativa, ore settimanali e giorni di lavoro propri. I cambi durante l’anno entrano nei conteggi delle ore previste e del diritto alle vacanze attraverso periodi distinti. I giorni di ferie non aumentano necessariamente con la percentuale: contano anche la distribuzione del lavoro e il valore in ore della giornata. All’avvio verifichiamo conteggi e riporti sui tuoi casi.
Il responsabile può consultare le ore dei collaboratori?
Sì. Seleziona una persona assegnata e consulta le ore inserite, i dettagli giornalieri e i saldi, per mese o anno. La consultazione non è limitata alle richieste da approvare. Assegnazioni e accessi si definiscono nella configurazione iniziale.
Le ore registrate in ritardo devono essere approvate?
Il termine è configurabile in ore, a partire dalla data e dall’ora di inizio del lavoro registrato. Gli inserimenti oltre soglia richiedono approvazione o rifiuto del responsabile, con un eventuale commento. Il percorso viene configurato e collaudato prima dell’avvio.
Che cosa succede se manca una pausa?
Il riepilogo controlla gli intervalli approvati rispetto alla soglia di lavoro e alla pausa minima impostate. I minuti mancanti sono evidenziati e sottratti dalle ore conteggiate come rettifica. È un controllo delle registrazioni, non una prova della pausa effettivamente svolta né una garanzia automatica di conformità normativa. Verifichiamo soglie e criteri rispetto alle regole applicabili durante la configurazione.
Il sistema paga anche i rimborsi?
No: raccoglie giustificativi e approvazioni. La contabilità vede quali rimborsi sono da pagare e registra quelli saldati, con la relativa data. Il trasferimento del denaro rimane nel tuo processo contabile.
Sostituisce il programma paghe?
Gestisce la raccolta e l’approvazione delle informazioni. L’eventuale passaggio al programma paghe si definisce in base ai dati e ai formati richiesti dal tuo consulente.